Nuskaitykite vieną kartą
Iš gaunamų failų išgaukite tiekėjo duomenis, datas, sumas ir nuorodas. Originalą išsaugokite prie įrašo.
Finansai ir apskaita
Užbaikite mėnesį. Sumažinkite rutiną.
Sąskaitos atkeliauja į vieną vietą, o patvirtinamos kitoje. Sujungiame šiuos procesus, kad finansų komanda daugiau laiko skirtų skaičiams tikrinti, o ne jiems perkelti.
Sąskaitos eiga · iliustracinis pavyzdys
Tiekėjo sąskaita
- Dokumentas
- INV-042
- Paskirtis
- Mokėtinos sumos
Patikra prieš registravimą
- TiekėjasSutampa su tiekėjo kortele
- Sąskaitos numerisDublikato nerasta
- Pirkimo užsakymasSumą reikia patikrinti
Patikrinkite neatitikimą → patvirtinkite → registruokite
Tarp pašto ir apskaitos
Palikite patikras. Atsisakykite kopijavimo.
Pradedame nuo vieno dokumentų srauto ir išimčių, su kuriomis susiduria jūsų komanda. Tai gali būti tiekėjų sąskaitos, išlaidų kvitai arba banko operacijų sutikrinimo failai.
Sutikrinkite įrašus
Palyginkite sąskaitas su užsakymais ir gavimo dokumentais. Dublikatus, trūkstamus laukus ir skirtumus perduokite atsakingam žmogui.
Išsaugokite veiksmų istoriją
Fiksuokite, kas peržiūrėjo įrašą, kas pasikeitė ir ar apskaitos sistema jį priėmė. Nepavykę importai lieka matomi.
Mėnesio pabaiga be dokumentų medžioklės
Kam dar reikia dėmesio?
Naudingas mėnesio užbaigimo vaizdas parodo, ko trūksta, kas atsakingas ir kur saugomas pagrindžiantis dokumentas. Jį kuriame pagal jūsų naudojamą kontrolinį sąrašą.
- Laukiama dokumentų
- Trūkstamas kvitas ir užklausa atsakingam žmogui
- Paruošta peržiūrai
- Sutikrinti įrašai, originalūs failai ir peržiūros pastabos
- Paruošta ataskaitai
- Patvirtinti duomenys ir paskutinio sėkmingo sinchronizavimo laikas
Pradėkime nuo tipiškų dokumentų rinkinio.
Pateikite nuasmenintų paprastų ir sudėtingesnių sąskaitų pavyzdžių. Aprašome tvirtinimo taisykles, sukuriame nedidelį veikiantį procesą ir palyginame jo rezultatus su dabartiniu darbu prieš plėsdami sprendimą.
Dažniausi klausimai.
Turite kitą klausimą?
Ar reikės pakeisti apskaitos programą?
Dažniausiai papildome turimą apskaitos sistemą: surenkame dokumentus, tikriname laukus, perduodame tvirtinti ir paruošiame importą. Prieš siūlydami jungtį patikriname, ar yra tinkama API arba importo formatas.
Kas nutinka, kai sąskaita neaiški?
Ji patenka į peržiūros eilę kartu su originaliu dokumentu ir sulaikymo priežastimi. Tikrinimo ir tvirtinimo taisykles sutariame su jūsų komanda. Neaiškios reikšmės negali nepastebimai tapti patvirtintais įrašais.
Ar galima dirbti su keliomis įmonėmis ir valiutomis?
Taip, jei tai numatyta darbų apimtyje. Atskirai aprašome įmones, valiutas, sąskaitų kodus ir naudotojų prieigas, o prieš paleidimą patikriname jų derinius su pavyzdiniais įrašais.