Siuntų sekimo integracija: ar pristatytas visas užsakymas?
Vienas padėklas pristatytas, kitas dar kelyje. Kaip sujungti siuntų sekimą su užsakymais, kad dalinis pristatymas būtų aiškus komandai ir klientui.
Areza Digital
Klientas užsako du padėklus prekių. Vienas atvyksta pirmadienį, kitas dar kelyje. Pardavimų sistema gauna pristatymo pranešimą ir pažymi visą užsakymą kaip įvykdytą. Klientui išsiunčiamas patvirtinimas, o netrukus jis skambina klausti, kur likęs padėklas.
Siuntų sekimo integracija turi atsakyti į konkretų klausimą: kurią šio užsakymo dalį apibūdina gautas pranešimas? Vežėjo duomenis sujungti su žalia būsenos žyma naudinga tik tada, kai šis ryšys teisingas.
Kai užsakymas pristatomas dalimis, pradėkite nuo to, kas buvo užsakyta ir kas iš tikrųjų išsiųsta. Tada sutarkite, ką klientas turėtų matyti, kol atvykusi tik dalis prekių.
Susiekite užsakymą, siuntą ir fizinius vienetus
Užsakymas aprašo, ką klientas nupirko. Siunta – tai jūsų ir vežėjo apskaitomas gabenimas arba gabenamų vienetų grupė. Padėklas ar pakuotė yra fizinis vienetas, kurį gali reikėti sekti atskirai. Prieš siedami būsenas susitarkite, ką šios sąvokos reiškia jūsų sistemose.
Išsaugokite ryšius tarp:
- Užsakymo ir dar nepristatytų prekių kiekių.
- Kiekvienos su užsakymu susietos siuntos.
- Siuntai priskirtų padėklų ar pakuočių ir jų atskirų identifikatorių, jeigu jie pateikiami.
- Užsakymo eilučių bei kiekių, esančių kiekviename fiziniame vienete.
Paskutinis ryšys ypač svarbus. Du pristatyti padėklai nepatvirtina, kad atvyko visas užsakymas, jeigu trečias dar nebuvo išsiųstas. Padėklo pristatymo įvykis taip pat nepatvirtina, kad jo turinys patikrintas ir priimtas be trūkumų.
GS1 serijinis krovinio konteinerio kodas, arba SSCC, skirtas atskiriems logistiniams vienetams, pavyzdžiui, pakuotėms ar kroviniams ant padėklų, identifikuoti. Šis standartinis identifikatorius leidžia sekti fizinį vienetą tiekimo grandinėje. Šaltinis: GS1 apie SSCC.
Jeigu jau naudojate SSCC, išsaugokite juos kartu su vežėjo identifikatoriais. Nemanykite, kad vežėjo sekimo numeris ir vidinis sandėlio padėklo numeris žymi tą patį objektą.
Patikrinkite, kokius duomenis pateikia vežėjas
Prieš kurdami padėklų sekimą peržiūrėkite tipiškų siuntų įrašus iš naudojamų vežėjo paslaugų. Ar galima atpažinti kiekvieną pakuotę, ar duomenys aprašo tik bendrą siuntą? Ar pristatymo įvykis nurodo konkretų vienetą?
Pavyzdžiui, DHL bendrosios sekimo sąsajos dokumentacijoje minimas pakuočių skaičius ir atskirų pakuočių įvykiai, tačiau jų prieinamumas priklauso nuo paslaugos bei produkto. Neprivalomi laukai taip pat gali būti nepateikti. Šaltinis: DHL siuntų sekimo dokumentacija.
Trūkstami duomenys riboja išvadas. Jeigu gaunate tik visos siuntos būseną, taip ją ir pateikite: tai vežėjo nurodyta siuntos būsena. Nepaverskite jos patvirtinimu, kad gautas kiekvienas numatytas padėklas ar kiekviena užsakyta prekė.
Jeigu reikia patvirtinti atskirus vienetus, numatykite papildomą patikrą: sandėlio priėmimo įrašą, pristatymo dokumento peržiūrą arba atsakingo žmogaus patvirtinimą. Įtraukite šį veiksmą į darbų eilę, kad neaiškumas nebūtų paslėptas po būsena „pristatyta“.
Iliustracinis pavyzdys: du padėklai, skirtingos būsenos
Įsivaizduokime didmenininką, siunčiantį 60 dėžių ant dviejų padėklų. Ant padėklo A yra 40 dėžių, ant padėklo B – 20. Visi užsakyti kiekiai priskirti šiems dviem vienetams.
Tai iliustracinis pavyzdys, o ne „Areza“ kliento istorija ar išmatuotas rezultatas. Tarkime, vežėjas pateikia atskirą kiekvieno padėklo identifikatorių ir pristatymo įvykį.
Braukite arba slinkite, kad palygintumėte.
| Įrašas | Paskutinis patvirtintas įvykis | Ką turėtų matyti komanda |
|---|---|---|
| Padėklas A: 40 dėžių | Pristatytas pirmadienį | Pranešta apie šio padėklo pristatymą |
| Padėklas B: 20 dėžių | Dar gabenamas | Pristatymas dar nepatvirtintas |
| Užsakymas: 60 dėžių | Pristatytas vienas iš dviejų padėklų | Pristatyta dalis; padėklas B dar laukiamas |
Klientui galima parašyti: „Pristatytas vienas iš dviejų jūsų padėklų. Antras dar gabenamas. Šiame puslapyje pateiksime atnaujintą informaciją, kai jo būsena pasikeis.“ Numatomo pristatymo laiką rodykite tik tada, kai jį turite, ir aiškiai pažymėkite, kad tai prognozė.
Gavus atskirą padėklo B pristatymo patvirtinimą, užsakymas gali atitikti sutartą gabenimo užbaigimo taisyklę. Pranešimas apie pažeidimą, turinio trūkumą ar dar neatliktą priėmimo patikrą turi likti atskirai matomas. Gabenimo etapas neturi tyliai uždaryti tokio klausimo.
Prieš siųsdami pranešimus sutarkite užbaigimo taisyklę
Pirmajam etapui rekomenduojame atsargią taisyklę: visą užsakymą žymėti pristatytu tik tada, kai kiekvienas reikalingas išsiųstas vienetas turi jam priskirtą pristatymo patvirtinimą ir nelieka neapskaityto užsakyto kiekio.
Pagrįstus pakeitimus fiksuokite aiškiai. Jeigu klientas atsisako likusios užsakymo eilutės arba sutinka gauti pakaitinę siuntą, išsaugokite sprendimą ir atnaujinkite laukiamą turinį. Nemažinkite numatyto padėklų skaičiaus vien tam, kad esama būsena atrodytų užbaigta.
Naudingoje užsakymo suvestinėje atskiriami trys dalykai: ko buvo laukiama, kokie pristatymo patvirtinimai gauti ir ką dar reikia išspręsti. Dalinio pristatymo būsena turėtų turėti konkretų tolesnį veiksmą, pavyzdžiui, pasitikslinti dėl padėklo B su vežėju, ir už jį atsakingą žmogų ar komandą.
Išsaugokite istoriją, kai pranešimai vėluoja
Saugokite pradinį įvykį ir jo identifikatorių kartu su įvykio laiku bei laiku, kada jį gavo jūsų sistema. Dabartinę būseną atnaujinkite pagal dokumentuotą vežėjo įvykių reikšmę.
Ankstesnis gabenimo įvykis, gautas po pristatymo patvirtinimo, neturėtų automatiškai grąžinti padėklo į ankstesnę būseną. Pakartotas pristatymo įvykis neturi padidinti pristatytų padėklų skaičiaus ar dar kartą išsiųsti klientui to paties pranešimo. Tikram patikslinimui ar grąžinimui reikia atskiro apdorojimo: jų negalima atmesti vien todėl, kad anksčiau užfiksuota būsena „pristatyta“.
Pasenusią informaciją atskirkite nuo naujo vėlavimo. Nutrūkus duomenų atnaujinimui rodykite, kada sekimas paskutinį kartą patikrintas, ir praneškite komandai. Vien naujų pranešimų nebuvimas nepatvirtina nei pristatymo, nei pasikeitusios pristatymo datos.
Prieš paleisdami patikrinkite nepatogius atvejus
Su nedideliu tipiškų siuntų rinkiniu patikrinkite šiuos penkis rezultatus:
- Atvyksta tik vienas vienetas: užsakymas lieka pristatytas iš dalies, aiškiai nurodant, ko dar laukiama.
- Viena užsakymo eilutė dar neišsiųsta: išsiųstų vienetų pristatymas nepaslepia likusio kiekio.
- Pranešimas kartojasi arba vėluoja: jis nedidina skaičių, nekartoja žinučių ir be pagrįsto patikslinimo nepanaikina naujesnio patvirtinto įvykio.
- Nėra atskirų pakuočių duomenų: puslapyje aiškiai pateikiama vežėjo informacija, o nepatikrintos detalės lieka neišspręstos.
- Duomenų jungtis neveikia: paskutinis žinomas įvykis ir jo senumas lieka matomi, o atsakingas žmogus gauna užduotį patikrinti situaciją.
Pradėkite nuo vienos vežėjo paslaugos ir vieno išsiuntimo proceso. Užsakymo suvestinę palyginkite su išsiuntimo įrašais ir pristatymo patvirtinimais prieš taikydami tas pačias taisykles kitoms paslaugoms.
„Areza“ sistemų integracijos sujungia įrašus, kuriais remiasi jūsų komanda. Sandėliavimo ir logistikos procesui gera pradžia – atsekti vieną dalinį pristatymą nuo surinkimo lapo iki pranešimo klientui. Aptarkime šį procesą: atsineškite pavyzdį, kuriame skirtingų sistemų būsenos nustoja sutapti.