Dokumentų valdymo sistema jūsų Microsoft 365 aplinkoje.
Dokumentai lieka SharePoint ir OneDrive. Pridedame tai, ko trūksta: trūkstamų dokumentų kontrolę, priminimus atsakingam žmogui, nuskenuotų dokumentų atpažinimą ir automatinį rūšiavimą.
Dokumentų patikra · iliustracinis pavyzdys
| Klientas | Liep. | Rugp. | Rugs. | Spal. |
|---|---|---|---|---|
| Klientas A | Yra | Yra | Yra | Yra |
| Klientas B | Yra | Trūksta | Yra | Trūksta |
| Klientas C | Yra | Yra | Yra | Yra |
| Klientas D | Yra | Yra | Trūksta | Yra |
| Klientas E | Yra | Yra | Yra | Trūksta |
- Išjungta paskyraVis dar mato aplanką „Klientas B“
- Bendrinimo nuorodaAtvira visiems, turintiems nuorodą
Ataskaita išsiųsta atsakingam žmogui
Kam tai skirta
Dokumentų valdymo sistema: ko reikia ir ką pridedame prie SharePoint
Dokumentų valdymo sistema nusako, kaip įmonė laiko dokumentus: kur jie guli, kas juos mato ir ar yra visi privalomi dokumentai. Daug įmonių, dirbančių su Microsoft 365, jau turi SharePoint ir OneDrive, tačiau tvarką tikrina žmonės, atidarydami aplankus po vieną. Trūkumas paaiškėja tada, kai dokumento prireikia.
Nepardavinėjame naujos programos, į kurią reikėtų perkelti visus failus. Dokumentai lieka jūsų SharePoint, žmonės dirba kaip įprasta, o patikra, priminimai ir rūšiavimas veikia šalia ir padeda laikytis jau sutartos tvarkos. Viskas veikia jūsų Microsoft 365 ir Azure aplinkoje.
Tinka, jei
- klientų ar bylų dokumentus laikote SharePoint arba OneDrive;
- turite privalomų dokumentų sąrašą arba norite jį susidaryti;
- dokumentų tvarką dabar tikrina žmonės, atidarydami aplankus po vieną.
Netinka, jei
- dokumentus laikote tik popieriuje arba ne Microsoft 365 aplinkoje;
- ieškote naujos programos, į kurią reikėtų perkelti visus failus.
Išbandyta mūsų bandomojoje Microsoft 365 aplinkoje su išgalvotais duomenimis
18 iš 18
tyčia paliktų dokumentų trūkumų rasta (731 failas, 18 išgalvotų klientų)
3 iš 3
netinkamai pavadintų ar nuskenuotų dokumentų atpažinta, perskaičius tekstą ir pritaikius OCR
4 iš 4
rūšiavimo sprendimai teisingi: 2 failai perkelti, 1 praleistas, nes toks failas jau buvo, 1 paliktas su klausimu
12 iš 12
tyčia sukurtų rizikingų prieigų rasta
Pamatuota 2026-10-08 ir 2026-10-09 mūsų pačių bandomojoje Microsoft 365 aplinkoje su išgalvotais duomenimis; trūkumus ir netvarkingus failus paruošėme tyčia. Tikrinant tik pagal pavadinimus, patikra pateikė 2 klaidingus pastebėjimus, o perskaičius tekstą jų neliko. Rezultatai nerodo, kaip patikra veiks su jūsų aplankais.
Kaip tai veikia
Kaip veikia dokumentų kontrolė jūsų SharePoint aplinkoje
Taisyklės pagal jūsų sąrašą
Kartu aprašome, kokie dokumentai reikalingi kiekvienam klientų ar bylų tipui ir kaip dažnai: kas mėnesį, kasmet ar vieną kartą.
Patikra pagal pavadinimą ir turinį
Pirmiausia tikrinami failų pavadinimai, datos ir vieta. Jei pavadinimas netinka, programa perskaito PDF tekstą, o nuskenuotų dokumentų tekstą atpažįsta jūsų Azure prenumeratoje.
Priminimai atsakingam žmogui
Atsakingą žmogų programa nustato pagal tai, kas turi prieigą prie kliento ar bylos aplanko. Kiekvienas gauna laišką tik apie savo klientus.
Automatinis rūšiavimas
Failai iš bendro įkėlimų aplanko perkeliami į reikiamo kliento, metų ir mėnesio aplanką ir pervadinami pagal standartą. Jei programa abejoja, failo neliečia ir užduoda klausimą.
Suvestinė atsakingiems už tvarką
Vienoje vietoje matote, kurių dokumentų trūksta, pagal klientą, mėnesį ir atsakingą žmogų.
Ką patikra gali parodyti
Klientų aplankai → trūkstamų dokumentų sąrašas
Programa palygina aplankus su privalomų dokumentų sąrašu ir parodo, ko trūksta, kas dubliuojasi ir kas padėta ne į savo vietą.
Prieigos → rizikų sąrašas
Nuorodos „bet kas su nuoroda“, prieigos išjungtiems ar ištrintiems naudotojams ir klientų aplankai asmeniniuose OneDrive pažymimi pagal riziką.
Ataskaita → priminimas atsakingam žmogui
Po kiekvienos patikros – ataskaita lietuviškai ir lentelės, kurias galima atidaryti Excel programa. Jei nurodote, kas atsakingas už kurį klientą, trūkstamų dokumentų sąrašą galima siųsti tiesiai jam.
Tai galimybės, ne įvykdyti projektai.
Dokumentų kontrolė
Pasirašytos taisyklės dar nėra tvarka.
Taisyklė, kur ką laikyti, veikia tik tada, kai kas nors patikrina, ar jos laikomasi.
Daug įmonių turi aiškią aplankų tvarką ir darbuotojų pasirašytas taisykles, bet dokumentai vis tiek atsiduria skirtingose vietose. Spragos dažnai išaiškėja tik tada, kai darbuotojas išeina arba klientas baigia bendradarbiavimą.
Todėl tikriname reguliariai ir parodome tik tai, ką reikia sutvarkyti:
01Ką tikriname
- Privalomų dokumentų sąrašas
- Klientų aplankai SharePoint ir OneDrive
02Ką randame
- Trūkstami ir dubliuoti failai
- Nuorodos ir prieigos teisės
- Išjungtos ir ištrintos paskyros
03Kam pranešame
- Ataskaita atsakingam žmogui
Viena patikra, viena ataskaita, tik skaitymo teisėmis.
Jūsų aplinkoje
Kur veikia sistema ir ką ji gali daryti
Viskas veikia jūsų Azure prenumeratoje, ES regione. Kiekviena dalis gauna tik tai, ko jai reikia, o prieigą suteikia ir bet kada gali atšaukti jūsų administratorius.
Patikra tik skaito
Ji skaito failų pavadinimus, datas, dydžius ir prieigos teises, o prireikus ir PDF tekstą. Failų nekeičia, netrina ir neperkelia.
Rūšiavimas rašo tik vienoje SharePoint svetainėje
Rašyti jis gali tik vienoje SharePoint dokumentų svetainėje. Failus perkelia ir pervadina, bet netrina ir esamo failo neperrašo.
Priminimus siunčia viena pašto dėžutė
Laiškai siunčiami tik iš vienos bendros pašto dėžutės. Mūsų bandomojoje aplinkoje mėginimas siųsti kito žmogaus vardu buvo atmestas.
Valdymas lieka jūsų administratoriui
Leidimus patvirtina jūsų administratorius ir gali atšaukti bet kada.
Pirmas žingsnis
Dokumentų valdymo sistemos kaina ir nemokamas pokalbis
Per 20 minučių išsiaiškiname, kur laikote klientų dokumentus ir kurie iš jų privalomi, ir pasakome tiesiai, ar automatinę patikrą verta diegti. Taip pat pasakome, ką turėtų patvirtinti jūsų administratorius. Pokalbį veda Niki arba Artiom: tie, kurie šias sistemas ir kuria, o ne pardavimų skyrius.
Sistemas statome patys
2 800+ kodo pakeitimų nuo 2026 m. vasario. Tai Niki asmeninis darbas su DI agentais.
Kodas pristatomas kas savaitę: 33 savaitės iš 34 nuo 2026 m. vasario.
45 projektai, kuriuose Niki yra pagrindinis kūrėjas.
Pamatuota iš kodo istorijos 2026-10-01. Tai rodo, kaip dirbame, o ne projektų rezultatus.
Per 20 minučių pasakysime
- Kur laikomi jūsų klientų dokumentai ir ar programa juos pasieks
- Kuriuos privalomus dokumentus galima tikrinti automatiškai
- Kokius leidimus turėtų patvirtinti jūsų administratorius
- Ar automatinę patikrą verta diegti
- Pirmo etapo apimtį ir kainos įvertį
Ar norite pamatyti, kaip tai atrodytų jūsų įmonėje?
Kaina nuo 1 500 €. Apimtis priklauso nuo klientų skaičiaus ir aplankų tvarkos, todėl tikslią kainą pasakome po pokalbio, o apimtį, kainą ir terminą pateikiame raštu prieš pradėdami.
Dažni klausimai
Turite kitą klausimą?
[email protected]Ar tai dokumentų valdymo sistema?
Ne. Dokumentai lieka ten pat, jūsų SharePoint, o žmonės dirba kaip įprasta. Patikra, priminimai ir rūšiavimas veikia šalia ir padeda laikytis jau sutartos tvarkos.
Kiek tai kainuoja?
Kaina nuo 1 500 €. Apimtis priklauso nuo klientų skaičiaus ir to, kiek vienodai sutvarkyti aplankai, todėl tikslią kainą pasakome po pokalbio, o apimtį, kainą ir terminą pateikiame raštu prieš pradėdami.
Kas, jei failas pavadintas netvarkingai arba nuskenuotas?
Tada programa perskaito jo tekstą, o nuskenuoto dokumento tekstą atpažįsta (OCR) jūsų Azure prenumeratoje. Mūsų bandomojoje aplinkoje su išgalvotais duomenimis iš 3 tokių failų pagal pavadinimą atpažinta 0, perskaičius PDF tekstą – 2, o pritaikius teksto atpažinimą – 3.
Ar skaitote dokumentų turinį?
Tik tada, kai failo pavadinimas neatitinka laukiamo dokumento, ir tik jūsų Azure prenumeratoje. Programa perskaito PDF tekstą arba atpažįsta nuskenuoto dokumento tekstą, kad nustatytų klientą, dokumento rūšį ir mėnesį. Mes dokumentų neatsisiunčiame.
Ar programa gali ištrinti ar perrašyti failus?
Patikra negali: ji turi tik skaitymo teises. Rūšiavimas turi rašymo teisę tik vienoje dokumentų svetainėje: jis failus perkelia ir pervadina, bet netrina ir esamo failo neperrašo. Mūsų bandyme failą, kurio standartinis pavadinimas jau buvo užimtas, jis praleido.
Kaip nustatomas atsakingas žmogus?
Pagal tai, kas turi prieigą prie kliento ar bylos aplanko. Mūsų bandyme taip atsakingas žmogus teisingai nustatytas visiems 9 klientams. Jei atsakomybė jūsų įmonėje fiksuojama kitur, pavyzdžiui, verslo sistemoje, tai aptariame pokalbyje.
Kas, jei dalis dokumentų laikoma asmeniniuose OneDrive?
Jei administratorius suteikia skaitymo teisę visai organizacijai, patikra mato ir asmeninius OneDrive. Jei teisė suteikiama tik vienai svetainei, asmeniniai OneDrive lieka nematomi, o tokie klientai ataskaitoje pažymimi kaip nerasti. Mūsų bandyme taip buvo pažymėti visi 3 klientai, kurių aplankai buvo OneDrive.
Taip pat
Susijusios paslaugos
- n8n automatizavimasKai failus ar pranešimus reikia perkelti tarp kelių programų, kuriame automatizavimus naudodami n8n.
- CRM sistemaKlientų duomenis, užduotis ir priminimus sutelkiame vienoje CRM sistemoje.
Skaitykite žurnale
Microsoft, Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Copilot, Power Platform ir Azure yra Microsoft įmonių grupės prekių ženklai. Areza nėra susijusi su Microsoft.