Kur buhalterinės apskaitos įmonės praranda valandas: pastabos automatizuojant administracinį darbą
Lėčiausios valandos apskaitos įmonėje retai būna pati apskaita. Šešios vietos, kur dingsta laikas, ką realiai galima automatizuoti ir ką palikti buhalteriui.
Areza Digital
Paklauskite buhalterio, kur dingo savaitė, ir retai išgirsite „apskaitai“. Laikas nuėjo banko išrašui, atėjusiam PDF formatu, VMI laiškui, kelias dienas gulėjusiam ne toje pašto dėžutėje, ir klientui, tą pačią sąskaitą atsiuntusiam tris kartus trimis skirtingais kanalais.
Pastaruosius mėnesius glaudžiai dirbame su buhalteriais Lietuvoje ir automatizuojame būtent tokį administracinį darbą. Tai mūsų pastabos. Jos sąmoningai bendro pobūdžio: neatskleidžiame nieko apie įmones ir žmones, su kuriais dirbame, ir čia neaprašomi jokio konkretaus kliento procesai. Tokio pat diskretiškumo laikytumės ir dirbdami su jumis.
Trumpai
- Daugiausia laiko prarandama aplink apskaitą: suvedant duomenis, rūšiuojant tai, kas ateina, ir traukiant duomenis atgal iš kitų sistemų.
- Geriausiai automatizuoti tinka dažnos, taisyklėmis apibrėžiamos užduotys su aiškiu teisingu atsakymu, pavyzdžiui, išrašų konvertavimas, laiškų paskirstymas ir sumų tikrinimas.
- Automatizavimas turi paruošti darbą buhalteriui, o ne jį patvirtinti. Kiekvienas mūsų kuriamas žingsnis baigiasi žmogumi, kuris mato, kas įvyko, ir gali tai pataisyti.
- Pradėkite nuo vieno proceso, per kelias savaites įsitikinkite, kad jis veikia, ir tik tada rinkitės kitą.
1. Banko išrašai PDF formatu
Dauguma bankų leidžia išrašus eksportuoti mašininiu būdu nuskaitomu formatu. Tačiau klientai dažnai persiunčia tai, ką atsisiuntė pirmiausia, o tai dažniausiai būna PDF failas.
Perrašyti ar kopijuoti eilutes iš PDF lėta, o suklysti lengva. Sprendimas nėra egzotiškas: PDF reikia paversti failu, kurį jūsų apskaitos programa jau moka importuoti. Mūsų atveju tai buvo ISO 20022 camt.053 – viešas sąskaitų išrašų standartas, todėl niekam nereikėjo mokytis naujo formato.
Išskirtume dvi pamokas. Pirma, kurkite pagal formatą, kurį programa priima jau šiandien, o ne sugalvokite naują. Antra, kiekvieną konvertuotą išrašą patikrinkite automatiškai, dar prieš kam nors juo pasikliaujant. Pradinis likutis ir operacijos turi sudaryti galutinį likutį, o nė viena eilutė neturi dingti. Konverteris, kuris beveik visada teisus, bet apie likusius atvejus tyli, yra blogiau nei jokio konverterio.
2. Institucijų laiškai
Laiškai iš VMI, Sodros ir kitų institucijų svarbesni už daugumą kitų, o ateina jie keliais kanalais: portalų pranešimais ir el. pašto priminimais. Rizika ne ta, kad juos perskaitysite lėtai. Rizika ta, kad kurio nors apskritai nepamatysite, kol nepraeis terminas.
Tai puikiai tinka automatizuoti. Sistema gali stebėti kanalus, atpažinti, kas atėjo iš institucijos, tai užregistruoti ir parodyti už to kliento apskaitą atsakingam žmogui. Ką laiškas reiškia, vis tiek sprendžia buhalteris. Sistema užtikrina, kad laiškas buvo pamatytas, ir parodo, kas jį matė ir kada.
3. Bendra pašto dėžutė
Bendras info@ adresas patogus klientams, bet sunkus komandai. Sąskaitos, klausimai, priminimai ir prašymai ateina į tą pačią vietą, o kažkas turi perskaityti kiekvieną laišką ir nuspręsti, kam jis skirtas.
Kalbos modeliai jau gerai atlieka pirmąjį etapą: atpažįsta klientą, laiško tipą ir tikėtiną atsakingą asmenį. Tačiau jie nėra tobuli. Mūsų patirtimi, klasifikatorius kartais sutartį priskiria užduotims, o klausimą – sąskaitoms. Tai priimtina tik tada, kai pataisyti galima vienu paspaudimu ir pataisymą mato visi. Peržiūros žingsnį numatykite nuo pat pradžių, o ne vėliau.
4. Duomenų susigrąžinimas iš valstybinių sistemų
Buhalteriai stebėtinai daug laiko praleidžia susigrąžindami tai, ką jau yra pateikę: PVM ir kitas deklaracijas, patvirtinimus, kvitus. Valstybiniai portalai kurti vienam dokumentui pateikti, o ne metų duomenims dešimtims klientų ištraukti.
Automatizavimas čia padeda, bet tik laikantis portalo taisyklių. Kai kurios sistemos riboja laikotarpį, už kurį vienu metu galima gauti duomenis, o geras įrankis prie tokių ribojimų prisitaiko, užuot bandęs juos apeiti. Tokį įrankį sukurti užtrunka ilgiau, tačiau jis veikia ir portalui pasikeitus.
5. Klientų dokumentai ir prieigos
Klientų aplankai dažniausiai auga savaime: bendras diskas kiekvienam klientui, poaplankiai pagal metus, dar keli pagal darbuotojus. Ilgainiui niekas nebėra tikras, ar visko pakanka, o prieigos teisės atspindi tai, kas tą aplanką kadaise sukūrė.
Padeda du dalykai. Pirma, reguliari automatinė kiekvieno kliento dokumentų inventorizacija: kas yra ir ko trūksta. Antra, pasirūpinimas, kad prieigos ir automatizuoti procesai priklausytų įmonei, o ne vieno darbuotojo asmeninei paskyrai. Kai žmogus išeina, darbas neturi išeiti kartu su juo.
6. Sutikrinimai ir pasikartojantys dokumentai
Didžiosios knygos sutikrinimas su sąskaitomis ar kasmet beveik identiškų dokumentų rengimas – kruopštus, pasikartojantis darbas. Būtent čia ir slepiasi smulkios klaidos.
Čia automatizavimas geriausiai veikia kaip tikrintojas ir pirmasis juodraštis. Jis pažymi nesutampančius įrašus ir paaiškina kodėl arba paruošia dokumentą taip, kad buhalteriui jį tereikėtų peržiūrėti, o ne perrašyti. Sprendimai lieka žmogui. Juodas darbas – nebūtinai.
Ką išmokome
- Pradėkite nuo formatų ir įrankių, kuriuos įmonė jau naudoja. Nauja programa – tai kaina, kurią komanda moka kasdien.
- Kiekvienas automatizuotas žingsnis turi būti patikrinamas. Reikia sutampančių sumų, įrašo apie tai, kas apdorota, ir aiškaus sąrašo to, kas neapdorota.
- Sprendžia buhalteris. Įrankiai paruošia, pažymi ir paskirsto. Tvirtina žmonės.
- Klientų duomenys lieka ten, kur jiems vieta. Kur įmanoma, juos apdorokite pačios įmonės aplinkoje ir pasirašę tinkamą duomenų tvarkymo sutartį.
- Apimtis ir kaina – mažomis dalimis. Fiksuotos kainos bandomasis projektas vienam procesui per kelias savaites parodo daugiau nei ilga specifikacija per kelis mėnesius.
Kur automatizavimui ne vieta
Ne viską verta automatizuoti. Užduotis, pasitaikančias kelis kartus per metus, dažniausiai pigiau atlikti rankomis. Konsultacijos, vertinimu grįsti sprendimai ir santykiai su klientais – tai ir yra pats darbas. O viską, ką įmonė pasirašo, pateikia ar už ką atsako, turi peržiūrėti žmogus. Apie tai, ką verta automatizuoti, plačiau rašėme straipsnyje „Ar DI automatizavimas apsimoka?“
Jei tai skamba pažįstamai
Jei vadovaujate buhalterinės apskaitos įmonei ir atpažįstate šias valandas, mielai pasidalysime patirtimi. Finansų ir apskaitos komandoms padedame būtent su tokiu administracinio darbo automatizavimu: pradedame nuo vieno proceso ir fiksuotos kainos. Susisiekite ir papasakokite, kuri užduotis kas mėnesį jūsų komandai atima daugiausia laiko.